檔案館信息化研究綜述論文

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檔案館信息化研究綜述論文

　　摘要：檔案館信息化是檔案信息化的重要內(nèi)容，在一定程度上決定著檔案信息化的成敗。對檔案館信息化的概念、內(nèi)容、與數(shù)字檔案館的關系、存在問題及檔案館信息化建設的基本思路進行了闡述。

檔案館信息化研究綜述論文

　　關鍵詞：檔案；檔案館；信息化；檔案館信息化

　　檔案館信息化是檔案信息化的重要內(nèi)容和關鍵環(huán)節(jié)，但我國檔案界對檔案館信息化的研究卻相對落后。在知網(wǎng)中以篇名為檢索項，以“檔案信息化”為檢索詞從1995年至2011年3月共檢得2 738篇文獻，其中報紙275篇、期刊1 591篇、會議論文74篇、碩士論文10篇、其他文獻788篇；而以“檔案館信息化”為檢索詞從2001年至2011年3月只檢得71篇文獻，其中報紙7篇、期刊55篇、會議論文5篇、其他文獻4篇。

　　一、檔案館信息化的概念

　　首次提出“檔案館信息化”的是鄭向陽。他的定義是：“城建檔案館信息化是指城建檔案館利用現(xiàn)代信息技術，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高城建檔案接收、管理、指導、決策的效率和水平，進而提高城建檔案工作的社會效益和經(jīng)濟效益的過程”[1]。

　　2004年黃禹康在《中國房地產(chǎn)》發(fā)表的《關于房地產(chǎn)檔案館信息化建設的調(diào)查與思考》一文中對“檔案信息化”給出了與鄭向陽幾乎相同的定義。其后袁國霞、杜宇靜、陳玉珍、王宏霞、鞠偉芳五位作者分別在其論文中采用了鄭向陽的概念。2006年石若明在其博士論文《基于GIS的城建檔案管理信息系統(tǒng)集成研究》中采用了這一概念，2010年邵力在其碩士論文《數(shù)字城建檔案館研究》中同樣采用了這個概念。

　　2004年童亞芬在《寧波大學學報》上發(fā)表了《檔案館信息化內(nèi)涵探析》，文中第一次對檔案館信息化進行了定義�！皺n案館信息化是指檔案館在管理、服務等活動中，運用現(xiàn)代信息處理技術、網(wǎng)絡技術以及自動控制技術等手段，對檔案館進行全方位、多角度、高效和安全的改造，以實現(xiàn)通過信息資源的深度開發(fā)和信息技術的有效利用來提高檔案館的管理效率和服務水平，進而提高檔案館的競爭力的過程”[2]。

　　此外，還有人認為：“所謂檔案館信息化，就是應用信息技術，使檔案館自動化水平不斷提高，逐步使其服務內(nèi)容、服務方式和服務手段逐步向適應信息社會的現(xiàn)代化檔案館的轉化”[3]。與這種觀點近似的有程艷華、惠學峰、宋倩秋、唐丹等人的觀點。

　　歸納起來，可以將檔案館信息化定義為：“是運用計算機和網(wǎng)絡技術來為社會和公眾服務”[4]。

　　二、檔案館信息化的內(nèi)容

　　關于檔案館信息化的內(nèi)容，已有文獻中專門進行論述的很少，其中比較有代表性的有：“檔案館信息化具有以下特征:一是依賴于高度社會信息化的基礎;二是廣泛采用現(xiàn)代信息技術;三是檔案館業(yè)務的自動化管理;四是檔案信息服務網(wǎng)絡化;五是檔案信息資源的數(shù)字化和電子化”[3]。

　　“檔案館信息化建設的內(nèi)容主要有五:其一是，夯實檔案館自動化管理的基礎，應用計算機處理檔案館的基本業(yè)務，實現(xiàn)檔案館業(yè)務自動化管理;其二是，強化檔案館信息資源建設，大力開展新型載體檔案的收集和利用，尤其要積極建設與地方社會和經(jīng)濟相關的各類檔案信息資源庫，重點考慮地方檔案數(shù)據(jù)庫、特色館藏資源數(shù)據(jù)庫以及當前社會與經(jīng)濟建設急需的檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設;其三是，根據(jù)現(xiàn)有的網(wǎng)絡基礎條件和設施，建設以省級檔案館為網(wǎng)絡中心、市級檔案館為關鍵結點、縣級檔案館為基礎的檔案館網(wǎng)絡;其四是，應以用戶需求為牽引，結合本館實際建立和加入各類檔案信息服務系統(tǒng)或網(wǎng)絡，真正為用戶提供更多的服務;其五是，在信息化建設的基礎上，考慮數(shù)字檔案館建設的總體規(guī)劃，深入研究和開發(fā)數(shù)字檔案館相關技術，積極開展數(shù)字檔案館的建設”[3]。

　　歸納起來檔案館信息化的內(nèi)容可以概括為：管理自動化、利用網(wǎng)絡化、資源數(shù)字化。這與檔案館的基本職能是相一致的，不同的只是將信息技術融合到全部工作之中。

　　三、檔案館信息化與數(shù)字檔案館的關系

　　在檔案館信息化研究中，不能不提及數(shù)字檔案館。那么二者是什么關系呢？

　　一種觀點認為：“從單個檔案館概念主體上說是一種實體檔案館,數(shù)字檔案館的建設歸根到底就是檔案館的信息化”[5]。該解釋以單個檔案館為概念主體，認為數(shù)字檔案館是隨著檔案館信息化程度的提高而產(chǎn)生的一種新型檔案館，數(shù)字檔案館的建設歸根到底就是檔案館的信息化。

　　另一種觀點認為“數(shù)字檔案館是個跨越空間的檔案信息資源的集成，主體是基于網(wǎng)絡的共享數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)”[6]。它突破了館與館之間的物理界限，將分散在小同物理位置、小同載體上的信息連接起來，向用戶提供方便快捷的在線信息服務。

　　還有一種觀點認為：“所謂的數(shù)字檔案館不是一個檔案館，而是通過計算機網(wǎng)絡連接在一起的檔案館群體�！盵7]數(shù)字檔案館中的信息不僅僅是檔案，還應包括未歸檔的.各類電子文件和圖書、資料，甚至是采集于實物的信息，可以說是上述綜合性的數(shù)字信息的完整集合。數(shù)字檔案館不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡，而是包含在辦公自動化系統(tǒng)、計算機輔助設計和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)中的一部分。數(shù)字檔案館不是僅僅為檔案管理服務，而是面向全社會提供服務。

　　歸納上述觀點，數(shù)字檔案館是各級檔案館信息化建設成果的集中體現(xiàn)，是信息時代檔案館為適應國家和社會各項事業(yè)發(fā)展需要的必然要求建設數(shù)字檔案館，能夠從根本上提高檔案館的工作效率和信息化管理水平，能夠保證數(shù)字檔案信息的長久存儲和安全保管，能夠促進各級國家檔案館公共服務能力的拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的廣泛共享。

　　四、檔案館信息化存在的問題

　　當前檔案館信息化建設尚存在一些問題：“一是檔案館管理制度缺乏變遷，從根木上制約了檔案館信息化建設的進程。二是檔案館建設上的缺陷，是制約檔案館信息化建設的基礎瓶頸。三是檔案館軟件功能設置存在缺陷，軟件系統(tǒng)缺乏規(guī)范化測評和鑒定，束縛了檔案館數(shù)字化的進程。四是人才缺乏制約了檔案館信息化建設的進程，也影響了檔案館文化品質的建設”[8]。同時“信息化基礎設施建設落后；缺乏整體規(guī)劃和明確目標；觀念和科學素質有待提高”[9]。也是檔案館信息化存在的主要問題。而“自身技術和信息化基礎設施落后；各檔案館仍未走出封閉狀態(tài)；檔案介質仍囿于傳統(tǒng)形式；資源共享觀念淡薄”[10]。則是目前影響檔案館信息化建設的主要因素。歸納起來，檔案館信息化存在的主要問題是：觀念、傳統(tǒng)、技術、資金、人才、標準與規(guī)范六個方面的問題。

　　五、檔案館信息化的基本思路

　　針對存在的問題，研究者提出了許多好的設想與建設。主要有：

　　1.深化思想認識，增強信息化建設的緊迫感。檔案的信息化建設，是以現(xiàn)代計算機與網(wǎng)絡通訊技術為支撐的現(xiàn)代化管理工作，做好這項工作必須要解放思想、深化認識、更新觀念，這是信息化建設中首先必須解決的問題，也是檔案館信息化建設的趨勢。

　　2.明確指導思想，制定總體規(guī)劃。信息化作為時代進步的推動力，早已突破了計算機科學和技術的范疇。它不僅僅是一個技術問題，而是與檔案館工作的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務流程、管理制度等密不可分。

　　3.加快人才培養(yǎng)，注重管理創(chuàng)新和思想創(chuàng)新。檔案館信息化建設是充分利用現(xiàn)代化信息技術的過程，而技術總是在不斷地變化、升級和更新，總是需要有人來不斷維護。要應對這種變化，檔案館必須擁有自己的技術和管理人才。

　　4.整合檔案信息資源，促進信息化成果應用。檔案館信息化建設的核心在于建立檔案信息共享的平臺，借助于現(xiàn)代信息技術，把檔案信息的開發(fā)利用提高到一個更高的水平。

　　5.檔案信息化建設必須貫徹標準化先行的原則。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建設的顯著特點是具有極強的相關性，它與辦公、生產(chǎn)技術系統(tǒng)的關聯(lián)度明顯提高。因此，檔案信息化建設更加講求統(tǒng)一技術語言和標準化、規(guī)范化。

　　6.加強基礎設施建設，搭建收集存儲和傳輸平臺。綜合檔案館要加快計算機存儲系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)技術的應用速度。

　　7.堅持實用性與先進性相結合。作為檔案管理部門應十分注重信息系統(tǒng)建設的實用性與先進性的平衡，無論是在硬件配置還是軟件開發(fā)上都要本著務實的原則，強調(diào)實用為主，適度超前，保持系統(tǒng)的連續(xù)性。

　　8.加強監(jiān)督管理、確保檔案信息的安全。檔案計算機網(wǎng)絡的安全管理要以頂防為主，把確保檔案信息的安全作為一項重要內(nèi)容。

　　檔案館信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要在長期的工作實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)和應用過程中應該堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、量力向行、循序漸進、實用有效、安全保密的原則，用信息化建設思想統(tǒng)攬全局，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務。

　　參考文獻：

　　[1]鄭向陽.我國城建檔案館信息化建設現(xiàn)狀及發(fā)展策略[J].城建檔案,2003,(4).

　　[2]童亞芬.檔案館信息化內(nèi)涵探析[J].寧波大學學報：教育科學版,2004,(2).

　　[3]泊客,滄海一粟,jiage,成長中的小樹,春風秋水.社會信息化,我們檔案人能做些什么?[J].檔案管理,2008,(3).

　　[4]王長艷,田巧玲.檔案館信息化建設的思考[J].蘭臺世界,2005,(8).

　　[5]馮毓瑛.數(shù)字檔案館專題研討會綜述[J].檔案學通訊,2002,(4).

　　[6]仇雁.數(shù)字檔案館信息化技術處理的策略分析[J].城建檔案,2009,(7).

　　[7]邱曉威.數(shù)字檔案館及其建設模式[J].中國檔案,2001,(10)

　　[8]許兆來.檔案館信息化建設存在的問題與對策[J].檔案與建設,2002,(11).

　　[9]趙貴章.縣級綜合檔案館信息化建設存在的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外,2006,(1).

　　[10]談鳳燕.加快檔案館信息化建設[J].城建檔案,2006,(7).

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